ここまでやるのが、普通でしょ！？ – 合同会社グランドサークル

僕が今、やってることの一つ。
「業務フローのつくり方」
を二回に分けて説明します。

業務フローは、
その業務のフロー（流れ）を書き出したものです。

A→B→C→・・・

こういった業務フローを考えるときの2つのポイント

(1) フローはだんだん細かくしていく
(2) アウトプットを決めておく

「フローはだんだん細かくしていく」は
昨日のブログ「細かいところまで見る」に書きました。
今日は、(2) アウトプットを決めておく
について。

ときどき社内で見られるこんな風景。

「これ、やっといて」
って部下に指示して外出した上司。
「夕方までにはできるよな？」

夕方、戻ってきたから指示した結果を確認して、
「できとらんやんか！？」「頼んだ通りやってよ！」

原因の一つが

どこまでやったらいいか、認識がずれてるから。

「調べてといて」
って言われたら、

「調べてメモっておこう」と部下。

「調べてまとめておくだろう」と上司。

こんなすれ違い。

だから、
「どこまでやるか」アウトプットを決めておきましょう。

ってことです。

僕の業務フロー

「ご相談」→「ヒヤリング」→「提案」→「契約」→
「面談」→「行動支援」→「請求」→（ここは毎月繰り返す）
「契約終了」

「ヒヤリングの日時を決める」ところまで。

「課題とか制約条件とか、提案用の情報を聞いてメモする」ところまで。

「ご契約の返事をいただく期限を決める」ところまで。

「互いに押印した契約書を交わす」まで。かな。

「その月に取っていただく行動を決める」ところまで。

「毎日いただく報告に返信をする」ところまで。

「請求書をお渡しする」まで。

これが大枠の業務フローのアウトプット。

ここまでやると決めているから、
「提案」を始めるときには、
「ヒヤリングのメモ」が手元にある状態で始められます。

「請求をお願い」って頼むと、

請求書を作って印刷して、お客さまに郵送するところまで
やってくれる。ハズです。
※今は自分でやってるので。

細かく分解した業務フローでは、もっと具体的に。

「提案日時設定」
担当者とお客さま、両方が1時間取れる日時を
確認し、双方に日時をメールする。
担当者のグーグルカレンダーに提案日時を入力する。

ここまでいくと、ほとんどマニュアルですね。

こういう「どこまでやるか」を、あいまいにしておくと、
お互いに都合よく考えるんですよね。

「相手がするはず」って。

「ここまでやるのが、普通だろう！？」
って言いたくなるけど、

あなたの普通と僕の普通は違います。
って話です。

お互いにストレスをためないように。

最初にちょっと頑張って、
(2) アウトプットを決めておく

やっときましょう。