システムエンジニア
今月から、
久しぶりにシステムエンジニアをしていまして、
お客さまの業務分析を始めました。
社内の業務を４工程に分解して、
その入り口にあたる工程の業務フローづくりからです。
僕の業務フローづくりで最初にやることは
入口と出口の明確化です。
前工程から何を受け取り、後工程に何を渡すか。
この二つを、具体的なモノとして書き出します。
前工程と後工程
入口業務の場合、
前工程はお客さま、後工程は次の部署となります。
なので、
お客さまから何を受け取り、次の部署に何を渡すか、
ここから始めます。
（入力）→【業務】→（出力）
こんなふうに書きます。
さらにその【業務】を分解して、
（入力）→【業務１】→（出力１＝入力２）→【業務２】→（出力）
部署内の業務の流れを分解して、
入力や出力と一緒に書き出していきます。
分岐したり、
（入力）→【業務１】→（出力A１）→【業務A】→（出力A2） ↘→（出力B１）→【業務B】→（出力B2）
合流したりすることもありますが、
（入力A）→【業務A】→（出力A１）→【業務２】→（出力） （入力B）→【業務B】→（出力B１）↑
それぞれの業務に必要な入力と、それぞれの業務で作られる出力は
必ず書き出します。
「確認」のように、一見すると出力が無い業務でも
（未確認データ）→【確認業務】→（確認済みのデータ）
となっています。
課題が見える
入力や出力を見ていくと、
- 同じ情報が複数の場所に存在したり、
- 同じデータを2回作ったり、
効率化できそうなポイントも見えてきます。
ここをどうやって解決するか、
システムにするのか、仕組みにするのか、
そこまで検討するのが「業務分析」です。
業務効率を改善したいときは現状の分析からです。
現状の分析は、
入力と出力で考えると見えやすくなります。
担当者からのヒヤリングもしやすいです。
「入力」と「出力」おすすめです。