業務フローづくり

システムエンジニア

 

今月から、

久しぶりにシステムエンジニアをしていまして、

お客さまの業務分析を始めました。

 

社内の業務を4工程に分解して、

その入り口にあたる工程の業務フローづくりからです。

 

僕の業務フローづくりで最初にやることは

入口と出口の明確化です。

 

前工程から何を受け取り、後工程に何を渡すか。

この二つを、具体的なモノとして書き出します。

 

前工程と後工程

 

入口業務の場合、

前工程はお客さま、後工程は次の部署となります。

 

なので、

お客さまから何を受け取り、次の部署に何を渡すか、

ここから始めます。

 

(入力)→【業務】→(出力)

こんなふうに書きます。

 

さらにその【業務】を分解して、

 

(入力)→【業務1】→(出力1=入力2)→【業務2】→(出力)

部署内の業務の流れを分解して、

入力や出力と一緒に書き出していきます。

 

分岐したり、

(入力)→【業務1】→(出力A1)→【業務A】→(出力A2)
         ↘→(出力B1)→【業務B】→(出力B2)

合流したりすることもありますが、

(入力A)→【業務A】→(出力A1)→【業務2】→(出力)
(入力B)→【業務B】→(出力B1)↑

 

それぞれの業務に必要な入力と、それぞれの業務で作られる出力は

必ず書き出します。

 

「確認」のように、一見すると出力が無い業務でも

 

(未確認データ)→【確認業務】→(確認済みのデータ)

となっています。

 

課題が見える

 

入力や出力を見ていくと、

  • 同じ情報が複数の場所に存在したり、
  • 同じデータを2回作ったり、

効率化できそうなポイントも見えてきます。

 

ここをどうやって解決するか、

システムにするのか、仕組みにするのか、

そこまで検討するのが「業務分析」です。

 

 

業務効率を改善したいときは現状の分析からです。

 

現状の分析は、

入力と出力で考えると見えやすくなります。

担当者からのヒヤリングもしやすいです。

 

「入力」と「出力」おすすめです。