働き方改革やテレワーク導入にも使える全4回のワークショップです。

業務の流れを一つずつ整理して、 各業務のアウトプットを決めるワークを通して
「仕事の見える化」「役割分担」「時間の有効活用」「再現性を高める実現しやすい計画づくり」
これらを体験していただきます。(1回のみの参加や途中参加もOKです。)
新型コロナウィルス感染拡大の状況等によってはオンライン開催に変更の場合もあります。

5月28日は「業務フロー作成」編

自分の業務の流れをご存じですか?役割分担を明確にすると、業務が効率的に回ります。 そのためにはフローを共有しインプットとアウトプットを明確にすることが必要です。

開催概要

日時 2020年05月28日(14:00~16:00)
開催場所 アムズ元町ビズサークル1Fセミナールーム (兵庫県神戸市中央区北長狭通4丁目2-18)
参加費 5,000円(税込)
定員 6人(先着順)
申し込み開始 2020年04月20日 13時00分から
申し込み終了 2020年05月25日 23時59分まで
主催 合同会社グランドサークル
社員と参加で、さらにお得!
前回開催時、社長のみならず、社員さんと一緒に参加いただきました。社員さんと一緒にワークをすることで、より社内の現状を書き出すことができるようでした。今回も社員さんと一緒に参加していただきたいと思っています。
1名:税込5,000円:1社2名以上での参加:税込8,000円(お一人あたり4,000円)



 

テレワークが導入されない理由

「テレワークに適した業務がない」ことを挙げる企業は多いですがそれだけでしょうか?
何も決まらない長時間の会議、業務の抜け漏れ、煩雑で遅いやり取り。日々行う業務の中には、生産性の向上を阻む、多くの無駄が存在しています。
働き方改革のファーストステップとして仕事の「見える化」に着手し、業務改善や効率化を進めてみてはどうでしょうか?
みなさんのご参加お待ちしております。

ご参加された方の声

・業務のフローの中に、当たり前と思っていることで自分だけが当たり前と思っていることがあることに気づいたこと。(エルシーレプロス:森本尊仁さま)
・どこで悩んでいるかが明確になった。仕事における価値観を合わせられそう。(やないメディカルサービス柳井寛之さま)
・一番変わったのは自主的に社員さんが改善活動であるとか業務マニュアルの作成ということに取り組むようになったように思います。(小倉印刷:小倉敬司さま)

その他日程

5月28日(木)14:00~16:00 業務フロー作成編
6月25日(木)14:00~16:00 時間の見える化編
7月30日(木)14:00~16:00 日次計画実行編
8月27日(木)14:00~16:00 80%再現できる計画編

「業務フローづくり」ワークショップでは、
業務の流れを一つずつ整理して、 各業務のアウトプット
というワークをやっていただきます。

業務フロー講座タイムスケジュール

時間割
14:00 開会、自己紹介
14:15 生産性向上を考える上での課題、原因
14:25 システム開発の業務フロー
14:30 カレーをつくるフロー
15:00 休憩、席替え
15:10 業務フロー作成のワークショップ
15:30 中断、シェア
15:45 細分化、アウトプット
16:00 業務フロー作成、業務分担を定着させるフロー
※ご参加された方の進行状況により時間が前後することがございます。

なぜ?業務フローが大切なのか?(原因と対策)

トラブルのイメージ図「いったことが出来ていない」社内でこんなトラブルはありませんか?
それは、どの業務をどこまでやるかが明確ではないいから。
業務フローを作らなくても毎日の仕事は回ります。回っています。
そこを、あえて書き出すことで、どのようにやればよりスムーズに次の業務が回るか確認することが出来ます。
社員さんたちのがんばりを確認する意味にもつながります。

業務フローを作成することで得られること

ワークショップの様子 このワークによって各業務の範疇が明確になります。

・頼んだ仕事に対するアウトプットが明確になり頼んだ人と頼まれた人の成果物に対する認識の違いが減ります。

・役割分担を決めやすくなり、仕事が効率よく回り始めます。

どこまでやるかが明確になるので、
・ 誰がどの業務を担当するかを決めやすくなります。

では、具体的に業務フローって、どんなことだろう

業務フローの例
例えばこちらはシステム開発の一部を業務フローにした表です。
見慣れない言葉が多いかもしれませんが
1つの業務にたいして「何を」「どこまでするか」が
明確になっていることが分かるかと思います。


まずはウォームアップ。
実際の仕事の業務フローを書きだす前に
「カレーライスの作り方」を業務フローの形で書きだしてみましょう。

業務フローの例 家族に、どんなカレーが食べたいか聞く?

野菜を買ってくる。

野菜を洗う
、、さて、あなたの書いたカレーの作り方を見て、小学生でもカレーを作ることが出来るでしょうか?


ここからが本番です。
あなたの仕事の業務フローを作成してみましょう。

実際のワークショップでは書きだした業務フローを参加者同士でシェアしあい、分かりにくい点がないかディスカッションします。

ご参加くださった方の声

<良かった点>
カレーのフローで2チーム全く違うとわかった点
業務のフローで人によって現場によって違う
逆に現場が変わっても同じフローも多くある
みんな仕事に対して真剣。プロ意識があることが分かった。

同じゴールを目指していても、
人によって完成までのプロセスの捉え方が大きく違います。
大事なのは、この違いを認識することです。
違いを認識できて初めて、「なぜ、伝わらなかったのか?」
がわかります。

<良かった点>自社の業務を見つめ直すと言いますか
違う考え方、目線で見ることが出来たことが良かったです。
<どんな発見があったか>
業務フローを初心者でもわかるように作っていくと、もはや、それがマニュアルに成り得るということがわかりました。
<ご意見・ご感想をご自由に>
社員の方々と一緒に業務を掘り下げてみたいと思います。
宮木電機株式会社 宮木大輔さま

そうなんです。
業務フローはマニュアルのベースになり得ます。
しかも、書き出した業務の一つ一つを説明するマニュアルを作れば、すべての業務を漏れなくマニュアル化できます。

ご参加くださった方、次回のワークショップからご参加される方へ

・時間以内に出来なかった方
・今回参加されなかった社内の方ともやってみたい方
・次回のワークショップから参加されたい方
そんな方々のための宿題をご用意しました。
ぜひ下記よりダウンロードください。

「このワークショップに参加したことが、こんな変化につながりました。」
将来、こんな感想をいただけたらうれしいです。
変化するかどうかは、参加された皆さん次第ではありますが、お困りの時は声をかけてほしいと思います。